企業が開催するプライベートショーでは、「誰が来場したのか」「担当営業へすぐ知らせたい」「商談内容をその場で記録したい」といった要望が多くあります。一方で、受付業務や来場者管理を手作業で行うと、営業担当者への連絡が遅れたり、来場履歴が十分に活用できなかったりするケースも少なくありません。
今回は、来年2月開催予定のプライベートショーで「スマイルトラッキング」の導入いただいているメーカー様との打ち合わせ内容をもとに、企業イベントでの活用イメージをご紹介します。
プライベートショーで求められる運営
今回のイベントは、約300～500名規模の来場を想定した自社展示会です。
ご相談いただいた主な内容は次のとおりです。
- 事前申込ページの作成とQRコード発行
- 来場時に担当営業へ自動通知
- 来場・退場状況のリアルタイム把握
- 来場者アンケートの実施
- 商談内容の記録・管理
これらは、多くの企業が開催するプライベートイベントでも共通する課題です。
スマイルトラッキングで実現できること
スムーズな受付
来場者は専用アプリをインストールする必要はありません。
事前にWebフォームから申し込みを行うと、QRコードがメールで送信されます。当日はスマートフォンに表示したQRコードを受付で読み取るだけで受付が完了します。
受付時間を短縮できるため、混雑の緩和やスタッフの負担軽減につながります。
来場した瞬間に担当営業へ通知
営業担当者と来場者を事前に紐付けておけば、受付が完了したタイミングで担当営業へ自動でメール通知を送信できます。
「お客様が到着したことに気付かなかった」という機会損失を防ぎ、お客様をスムーズにお迎えできる環境を実現します。
商談メモをその場で記録
営業担当者は来場者情報を確認しながら、その場で商談内容を入力できます。
紙のメモを後から整理する必要がなく、展示会終了後のフォローアップもスムーズです。
滞在時間の把握
退場時にもQRコードを読み取ることで、
- 来場時間
- 退場時間
- 滞在時間
を記録できます。どのお客様が長時間滞在されたのかなど、イベントの分析にも役立ちます。
ネームプレートの即時発行にも対応
受付でネームプレートや入場証が必要な場合は、Windows端末とサーマルプリンターを利用して約2秒で印刷できます。
来場者が多いイベントでもスムーズな受付を実現できます。
プライベートショーには「総合タイプ」がおすすめ
今回のご相談では、「総合タイプ」のプランをご提案しました。
総合タイプでは、各営業担当者を個別に管理できるため、
- 自分の担当顧客の来場状況確認
- 来場通知の受信
- 商談メモの登録
- 顧客対応履歴の管理
など、営業活動まで含めた運用が可能になります。
受付システムとしてだけではなく、展示会を営業活動につなげるツールとして活用できることが大きな特長です。
概算費用の一例
今回ご提案した構成では、以下のような費用イメージとなります。
- 初期設定料：99,800円
- 総合タイプ利用料：400,000円
- オプション営業担当者通知機能：100,000円
- 技術者サポート（2日間）：100,000円
- サーバー利用料：月額4,980円～
＊イベントの規模や運用方法に応じて最適なプランをご提案しています。
当日申し込みにも柔軟に対応
事前登録をしていない来場者でも、
- 会場入口のQRコードからその場で登録
- 受付スタッフによる代理登録
のどちらにも対応可能です。
急な来場者にも柔軟に対応できるため、受付での混乱を防ぐことができます。
展示会を「受付」で終わらせない
企業展示会やプライベートショーは、受付を効率化するだけでは十分ではありません。
重要なのは、
- 誰が来場したのか
- 誰が対応したのか
- どんな商談を行ったのか
- 次の営業活動につなげられるか
という情報を一元管理することです。
スマイルトラッキングは、受付システムとしてだけでなく、営業活動を支援するイベントDXツールとして、多くの企業イベントで活用いただけます。
プライベートショーや展示会、セミナーの受付・来場管理をご検討中の企業様は、お気軽にお問い合わせください。イベント運営に合わせた最適なプランをご提案いたします。
