イベント運営において欠かせないコミュニケーションツール、スマイルトラッキングの「メール一斉送信機能」。その利便性と具体的な活用シーンについて、詳しくお話を伺いました。
―― まず、この一斉送信機能の基本的な仕組みについて教えてください。
この機能は、主催者が管理画面から配信先を選択し、一斉にメールを送信できるというものです。大きなメリットは、主催者から「来場者・参加者」だけでなく、「出展者」に対しても直接アプローチできる点にあります。
―― 参加者に対しては、どのようなタイミングで送るのが効果的なのでしょうか？
最も一般的なのは、イベントの前日ですね。「明日イベントがあります」といったリマインドメールを送ることで、来場を促すことができます。また、必要に応じて案内を再度送り直すことも可能です。
―― 出展者の方々への連絡にも活用されていると伺いました。
はい。出展者向けには、当日の注意事項を周知するために非常に重宝されています。特に、イベント運営で最も神経を使う搬入に関する案内や注意点、搬出入全般に関するルールなどを確実に届けることができます。
―― 大人数のイベントでは、ターゲットの絞り込みが重要になりますよね？
その通りです。この機能では「グループ分け」ができるため、特定の属性に絞った配信が可能です。例えば、管理画面で「来場者」だけに絞り込んでメールを送るといった運用もできるため、イベント後のアンケート実施など、目的に合わせた柔軟な使い方ができます。
―― 忙しい主催者にとって、特に「助かる」機能はありますか？
皆様から非常に好評をいただいているのが、「予約配信機能」です。あらかじめメール本文を作成・用意しておけば、指定したタイミングでシステムが自動的に送信してくれます。
―― 当日は分刻みのスケジュールになることも多いですから、自動化は心強いですね。
そうですね。事前に設定を済ませておけば、当日どれほど忙しくても確実に情報を届けられるため、「送り忘れ」というミスを防ぎ、運営の効率を劇的に向上させることができます。
この一斉送信機能は、いわば「イベント専用の管制塔」のようなものです。多くの参加者や出展者が集まる複雑なイベント会場において、正しい情報を、正しい相手に、最適なタイミングで発信し続けることで、イベント全体をスムーズな成功へと導く役割を担っています。
―― とてもよくわかりました。インタビューは以上です。ありがとうございました。
