イベントの受付業務を劇的に効率化する「参加ネームプレート印刷機能」について、その開発の背景や導入のメリットを詳しく伺いました。
――本日は、イベント運営のDXを加速させる「参加者ネームプレート印刷機能」についてお話を伺います。まずはこの機能の核となる部分を教えてください。
担当者： この機能は、イベントの受付において、申し込み用のQRコードを読み取るだけで、登録データから自動的に参加証を生成・印刷するプロセスを自動化するものです。従来の受付業務では、事前に用意された名札の束から名前を探すといった手間がありましたが、それを完全に排除しました。
――印刷される内容については、どの程度カスタマイズが可能なのでしょうか？
担当者： かなり詳細まで対応しています。名前や会社名、QRコードといった基本項目はもちろん、資格情報や業種、興味のある分野や希望ジャンルなどの登録データもあわせて印刷できます。また、イベントの世界観を壊さないよう、ロゴの掲載やヘッダーレイアウトの変更といったデザイン面でのカスタマイズも自由に行えるのが特徴です。
――現場での操作性や、導入のしやすさについてはいかがでしょうか？
担当者： 現場のスタッフが迷わない設計にこだわっています。MicrosoftのSurface（サーフェス）シリーズなどのカメラ付きPCやタブレットを使用してQRコードを読み取ると、画面に印刷ボタンが表示されます。あとはそのボタンを押すだけで完了するので、難しい作業は一切ありません。
――導入にあたっての技術的なサポート体制はどうなっていますか？
担当者： 設定に関しては2つのパターンを用意しています。一つは、事前にこちらでパソコンとプリンターを設定してから現地へ郵送するパターン。もう一つはイベント前日の搬入時にスタッフが直接伺い、ネットワークやプリンターとの連携、印刷プレビューの確認などの設定を行うパターンです。状況に合わせて最適な導入方法をお選びいただけます。
プリンターの選び方：サーマルプリンターとインクジェット
――イベントの参加証発行には、サーマルプリンターとインクジェット（A4印刷）の2つの選択肢がありますが、大きな違いはどこにありますか？
担当者： どちらでも対応は可能ですが、イベントによって選択する必要があります。最も大きな違いは、「誰が、いつ、どこで印刷するか」という運用スタイルと、それに伴う「参加者の負担」です。
――まずはサーマルプリンターの特徴から教えてください。
担当者： サーマルプリンターは、受付のその場で瞬時に発行するスタイルに特化しています。最大の武器はそのスピードで、1枚あたりわずか2〜3秒で印刷が完了します。QRコードを読み取って自動的にデータを生成し、名前や会社名、さらには資格情報や希望ジャンルまでカスタマイズして印刷できるため、大規模な展示会や法人向けイベントの混雑緩和に非常に役立ちます。
――一方で、インクジェットによるA4印刷はどのような運用になるのでしょうか？
担当者： インクジェットプリンターなどを用いたA4印刷は、主に「事前に参加者が自宅等で印刷して持参する」という運用で使われます。印刷されたA4用紙を4つ折りにして参加証として使う形式ですね。ビジネス向けの展示会ではこのスタイルも定着していますが、大きな課題もあります。
――課題とは、どのような点ですか？
担当者： 現代の一般家庭にはプリンターがないことが多く、事前に印刷して持参してもらうこと自体が、参加者にとって非常に高いハードルになってしまう点です。特に学生を対象とした就職説明会や、一般個人向けのイベントでは、この「事前印刷」が来場をためらわせる要因になりかねません。そのため、こうしたイベントではサーマルプリンターを使い、当日その場でパスと一緒に手渡す方法が多く選ばれています。
――現場での操作性や準備の面ではいかがですか？
担当者： サーマルプリンターの場合、MicrosoftのSurfaceなどのカメラ付きタブレットを活用し、表示された印刷ボタンを1つ押すだけで発行が完了するため、受付業務が非常に簡単になります。 機材の準備についても、弊社ではプリンター本体やパソコン・タブレットをレンタルで提供しているため、主催者側で所有している必要はありません。
――導入時のサポートについても教えてください。
担当者： 2つのパターンを用意しています。一つは、事前にパソコンとプリンターを設定して現地へ郵送する方法。もう一つは、搬入日にスタッフが直接伺い、現地のネットワーク設定やプリンター連携、印刷プレビューの確認まで行う方法です。特に前日の搬入時に設定を行うケースが多く、当日のトラブルを防ぐ体制を整えています。
――最後に、インクジェットプリンター（A4）かサーマルプリンター（ロール紙）かどちらの方式を選ぶべきか迷っている方へアドバイスをお願いします。
担当者： 参加者が「ビジネスマンで、事前準備を厭わない」層であればA4印刷も選択肢に入ります。しかし、「参加率を上げたい」「受付をスムーズにして第一印象を良くしたい」と考えるなら、間違いなくサーマルプリンターによる当日発行がおすすめです。
