展示会やイベントの成功を左右する要素は多岐にわたりますが、現代のイベント運営において「通信環境（ネット回線）」の確保は必要不可欠なインフラとなっています。
当日の受付業務をスムーズに進め、トラブルを未然に防ぐための通信環境の整え方について、ソースに基づいたガイドラインをまとめました。
まずは会場の通信設備を事前確認
イベントで使用する回線を事前に確認することは非常に重要です。会場によって提供されている環境は大きく異なります。
• 共有Wi-Fi: 会場全体に提供されているものですが、来場者が一斉に接続すると不安定になるリスクがあります。
• 運営者専用回線: 主催者のみが利用できる独立した回線です。
• 有線LAN: 最も推奨される方法です。会場から有線LANを引き込んで接続することで、1番安定して通信環境を整えることができます。ただし、別途料金が発生する場合があるため事前の確認が必要です。
受付スタイルによる通信の必要性
「何を使って受付をするか」によって、求められる通信の安定度が変わります。
• PC＋プリンターで参加証を印刷する場合: ネームプレートの発行など、パソコンとプリンターを連動させる運用ではインターネット回線が必須です。有線LANが理想的ですが、難しい場合は無線環境を構築する必要があります。ただし、会場の無線は不安定になりやすく、受付業務に支障が出る可能性があるため注意が必要です。
• スマートフォンのみでQRコードを読み取る場合: プリンターを使用せず、スマホやタブレットで来場者のQRコードを読み取るだけのスタイルであれば、**端末が契約しているキャリア回線（4G/5G）**で問題なく運用可能です。
会場回線が使えない場合の代替案
会場に適切なネット環境がない、あるいはバックアップを用意したい場合には以下の方法が有効です。
• ポケットWi-Fiのレンタル: 5G対応のポケットWi-Fiであれば十分な通信速度が期待できます。容量も10GB程度あれば十分に受付業務をこなすことが可能です。
• テザリングの活用: ポケットWi-Fiも繋がらないエリアや緊急時には、スマホのテザリング機能でPCをネット接続する方法もあります。ただし、通信料金が別途かかる可能性がある点には留意してください。
結論：最適なスマート受付の選び方
大きな会場であれば、会場側が提供する運営者専用回線や有線LANを利用するのがベストです。もし会場の設備が不十分であれば、ポケットWi-Fiを準備しましょう。
一方で、コストや設営の手間を最小限に抑えたいのであれば、PCを使わず通常のキャリア回線を使った「スマートフォンでのQR読み取り」に絞るのが、最もスマートでスムーズな受付を実現する近道です。
通信環境を例えるなら、「イベント運営という大動脈を流れる血液」のようなものです。入り口（受付）でその流れが滞ると、会場全体の熱量が下がってしまいます。事前確認を徹底し、イベントの形態に合わせた最適な「血管（回線）」を確保することをお勧めします。
