大規模な展示会やプライベートショーを開催する際、主催者や営業部門が最も恐れることの一つは、「大切なお客様が来場されたのに、担当者が気づかず挨拶もできなかった」という機会損失です。「せっかく行ったのに、担当の〇〇さんは顔も見せに来なかった」という不満は、顧客との信頼関係に影を落としかねません。
しかし、広大な会場で担当者が常に受付に張り付いていることは不可能です。この課題をデジタルでスマートに解決するのが、スマイルトラッキングの「来場通知機能」です。
営業担当者への「来場通知メール」とは
スマイルトラッキングの来場通知機能は、非常にシンプルかつ強力です。 お客様が事前申込時に「担当営業名」を登録しておくと、当日の受付でQRコードをスキャンした瞬間に、該当する担当者へ「〇〇様が来場されました」という通知メールが自動送信されます。
担当者は会場のどこにいても、スマートフォンで顧客の到着をリアルタイムに把握できます。これにより、入り口までお出迎えに駆けつけたり、ブース付近でタイミングを見計らって声をかけたりすることが可能になります。
大規模なイベントでは、営業担当者が100名を超えることも珍しくありません。この場合、申込フォームのドロップダウンリストから名前を探すのは、お客様にとって大きな負担となります。
そこでスマイルトラッキングが推奨しているのが、「社員コード」による自動照合です。
申し込み時の「社員コード」入力と照合
入力ミスの防止: 氏名がその場に表示されるため、お客様自身で「自分の担当者で間違いないか」を確認でき、通知が誤った相手に飛ぶリスクを最小限に抑えられます
正確な紐付け: お客様が案内状に記載された社員コード（6桁の正社員コードや10桁のスタッフコードなど）を入力すると、システムが即座にデータベースと照合し、担当者名を自動表示します,,。
来場通知を実現するためには、事前の申し込み（エントリーフォーム）の段階で、来場者と営業担当者を紐付けておく必要があります。 営業担当者が100名を超えるような大規模な組織の場合、ドロップダウンリストから選択するのは現実的ではないため、「社員コード」によるテキスト入力が推奨されます。 具体的には、来場者が6桁や10桁の社員コードを入力すると、データベースと照合して自動的に担当者名が表示される仕組みを構築することで、入力ミスを防ぎつつ確実に紐付けを行うことが可能です。当日は、発行されたQRコードを受付でスキャンするだけで、システムが即座に担当者を特定し、通知を実行します。
導入のメリット：VIP対応とホスピタリティの向上
この機能は、特にVIP顧客を招く内覧会やメーカーの自社フェアなどで大きな力を発揮します。 担当者が入り口でお出迎えをしたり、最適なタイミングで挨拶に駆けつけたりすることができるため、「せっかく来たのに担当者に会えなかった」という機会損失を防ぐことができます。 また、事務局側がいちいち電話や無線で担当者を呼び出す手間も省けるため、運営全体の効率化にもつながります。 デジタル技術を活用してスタッフを単純な監視業務から解放することで、本来の目的である顧客との対話や商談に専念できる環境が整います。
この機能を導入することで、イベント運営は以下のように劇的に改善されます。
●VIP顧客への手厚いフォロー: 特定の重要顧客（VIP）を招く際、到着と同時にアクションを起こせるため、「最高のおもてなし」を演出できます。
●営業スタッフの自由度向上: 担当者が受付を常に監視したり、無線での呼び出しを待ち構えたりする必要がなくなります。通知が来るまではブース内での商談に集中できるため、現場の生産性が向上します。
●確実なリードへのアクション: 誰が、いつ来場したかがデータとして残るため、イベント終了後のフォローアップも迅速に行えます
受付を「事務」から「おもてなし」の場へ
イベントの受付は、来場者にとってはその企業の「顔」に触れる最初のポイントです。 スマイルトラッキングの来場通知機能を活用することで、受付は単に「チェックインをする場所」から、「お客様と営業担当者を最短距離でつなぐおもてなしの場」へと変わります。
「担当者が張り付いて説明したり、挨拶したりする機能が欲しい」という、多くの大手メーカーや展示会主催者の声から生まれた機能です。
イベントの成功には、顧客の来場をいち早く察知し、適切なタイミングでアクションを起こすことが欠かせません。 スマイルトラッキングの通知機能を活用し、社員コードに基づいた確実な紐付けを行うことで、組織的な顧客管理と手厚いおもてなしを両立させることが可能です。当日のオペレーションや招待する顧客の層に合わせて、この通知機能を組み込んだ最適な通信・運営体制を整えておくことが、トラブルのないスマートなイベント運営の土台となります。
貴社の次回のイベントでもぜひご活用ください。
